Claves para la redacción de documentos administrativos

A diario, los trabajadores que se desempeñan en las áreas administrativas en instituciones públicas o privadas, se enfrentan al reto de escribir documentos...


Publicado el : 10/09/2021

A diario, los trabajadores que se desempeñan en las áreas administrativas en instituciones públicas o privadas, se enfrentan al reto de escribir documentos administrativos con el objetivo de establecer vínculos de comunicación a nivel interno o externo en las organizaciones. Esta actividad se relaciona con la comunicación efectiva, una de las principales competencias laborales que deben poseer, principalmente, los colaboradores, servidores públicos o funcionarios, que se desempeñan en las áreas administrativas de las entidades estatales o privadas. Al respecto, es preciso señalar que, si la práctica de redacción administrativa se realiza en una institución del Estado, entonces se denomina redacción de documentos oficiales en la administración pública; en cambio, si esta misma actividad la efectúan colaboradores del sector privado, entonces estaríamos hablando de la redacción corporativa.

¿A quién te diriges?

Es la primera pregunta que se deben plantear antes de redactar un documento administrativo. Dependiendo de la entidad en la que se desempeñen, los documentos administrativos pueden estar dirigidos a uno, dos o más interlocutores. Por un lado, en el sector público estos documentos pueden estar dirigidos a servidores, funcionarios, ciudadanos, usuarios, proveedores, entre otros. Por otro lado, en el sector privado la comunicación escrita administrativa puede tener otro tipo de interlocutores: colaboradores, clientes, proveedores, grupos de interés, entre otros. Asimismo, es importante considerar que el tono de la comunicación escrita a través de los documentos administrativos debe considerar aspectos como un registro lingüístico formal, trato respetuoso y cortés, así como, el uso del lenguaje inclusivo que está respaldado por el Art. 4 inc. 3 de la Ley Nº 28983, “Ley de Igualdad de Oportunidades entre Mujeres y Hombres”.      

¿Qué deseas comunicar?

El mensaje o propósito comunicativo es la segunda clave a considerar para la redacción de documentos administrativos. De tal forma que, si te diriges a un subordinado o colaborador, a través de un memorándum, para recordarle la entrega oportuna de un informe o cualquier otro tipo de documento administrativo, entonces el mensaje debe ser claro, conciso y directo. Por eso, resulta fundamental que utilices oraciones gramaticales simples sin ambigüedades. Otro aspecto relevante a considerar en cuanto al mensaje que deseas transmitir por medio de los documentos administrativos se relaciona con diferenciar bien el propósito comunicativo que persigue cada documento; así, por ejemplo, el correo electrónico nos ofrece una gran versatilidad para la comunicación organizacional, desde enviar y responder mensajes ordinarios hasta persuadir o convencer a tus interlocutores objetivos.   

¿Qué soporte textual utilizarás?

De acuerdo con el “Manual de Redacción de Documentos Administrativos” de Fernando Sánchez Alonso, publicado en el 2018, los textos según su función se clasifican en cuatro categorías. En primer lugar, los ‘documentos de decisión o resolutivos’, entre los que destacan, las resoluciones y acuerdos. Estos contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. En segundo lugar, tenemos los ‘documentos de transmisión’, tales como memorándums, oficios, citaciones, cartas, etc. Básicamente comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. En tercer lugar, se consideran los ‘documentos de constatación’ como las actas, diligencias y certificados. Estos contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, persona, entidad pública o privada, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos.

Por último, se consideran los ‘documentos de juicio’ como los informes, propuestas y dictámenes. Estos documentos administrativos contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo.

¿Cómo debes redactar?

Esta es la última de las claves y se refiere al proceso de escritura de los documentos administrativos. Existen tres etapas esenciales para escribir cualquier tipo de documento y los administrativos no son la excepción. Primero, es importante planificar que consiste, por un lado, en la búsqueda y selección de información necesaria para escribir; por otro lado, se recomienda esquematizar de acuerdo con la estructura del documento que se desea elaborar. Segundo, inicia aquí el trabajo de la textualización, es decir, la redacción de las oraciones y párrafos considerando principalmente asegurar la coherencia y cohesión del texto. Finalmente, se debe revisar todo el documento antes de remitirlo: uso de grafías, signos de puntuación, tildación, vicios idiomáticos, etc. No se deben olvidar también de cuidar de la presentación del documento: membrete, nombre del año oficial, firma digital o corporativa, anexos, etc.  

 

Referencias bibliográficas

Ley 28983 de 2017. Ley de Igualdad de Oportunidades entre Mujeres y Hombres. 16 de marzo de 2017. D.O. El Peruano Nº 37668 – 1. Disponible en https://bit.ly/3jsVEl4

Real Academia Española. (2010). Ortografía de la lengua española [Libro electrónico]. Disponible en https://bit.ly/3gOvjfw

Sánchez, F. (2008). Manual de Redacción de Documentos Administrativos. Lima: Escuela de Administración Pública. Disponible en https://goo.gl/8PY2av


Jesús Paiba Samamé:
Catedrático UTP - Sede Chiclayo

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